Você sabia que o Project Management pode ser o fator determinante entre o sucesso e o fracasso de um projeto? Ele é fundamental para aumentar a competitividade da sua empresa no mercado e as chances de sucesso do seu negócio.
Ter uma forma estruturada de planejar, executar e monitorar os projetos faz toda a diferença na hora de entregar um resultado de qualidade e satisfazer as necessidades dos clientes.
Nesse artigo, vamos abordar do que se trata a gestão de projetos, sua importância no seu negócio e como colocá-lo em prática.
O conceito de projeto na prática
Segundo o Project Management Institute (PMI), referência na produção de conhecimento da área, projeto é um empenho provisório exercido na criação de um produto, serviço ou resultado. Caracteriza-se como temporário, já que tem início, meio e fim determinados, mas podem ter curta, média e longa duração.
Nesse sentido, requer o engajamento de profissionais com competências específicas e diversas e possui, como principal objetivo, o propósito de impactar, seja o cliente, a sociedade, o meio ambiente ou até mesmo a própria empresa. Para isso, há uma significativa demanda de recursos os quais precisam ser operados com base em um método e por meio de técnicas; e é nesse ponto que se encontra a importância da Project Management.
Como partes integrantes de um projeto, o Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK), realizado pelo PMI, delimitou cinco processos existentes. São eles: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Assim, para um bom desenvolvimento, é muito importante dispor de um profissional com um conhecimento especializado nessa área, ou seja, um gerente de projetos.
O que faz um Gerente de Projetos?
Fundamentalmente, o Gerente de Projetos é o responsável por elaborar estratégias de planejamento, de organização e de execução com a finalidade de maximizar a eficiência e os resultados dos projetos por meio da inovação. Como consequência, o seu negócio conquista maior destaque no mercado. Veja como isso é possível a partir de algumas de suas habilidades:
1- Comunicação
Uma das funções do Gerente de Projetos é dialogar com todas as partes interessadas no projeto, ou seja, os clientes, a equipe, os parceiros e os encarregados de disponibilizar os recursos. Desse modo, compreender as necessidades de cada um, considerando os desejos dos interessados, identificando as dificuldades da equipe e as limitações dos recursos. Com isso, ele deve alinhar todas essas demandas, definindo as prioridades do projeto, seu prazo, questões a serem melhoradas e requisitos a serem cumpridos.
2- Método
O Gestor de Projetos possui o compromisso de estruturar o passo a passo a ser seguido pelos membros na execução do projeto. Tal método deve englobar as reivindicações ouvidas de todas as partes interessadas, a utilização inteligente da tecnologia disponível como ferramenta de modernização e o monitoramento constante da qualidade.
3- Transparência
É essencial que se tenha uma pessoa da sua confiança encarregada de tratar de toda a burocracia necessária para a realização do projeto. Para isso, é possível contar com o Gerente, já que ele vai controlar toda a documentação e preparar relatórios com o status e com todas as informações sobre o andamento do projeto.
4- Liderança
Um quesito essencial para o sucesso de um projeto é a existência de uma liderança, e esse é um dos papeis do Gerente de Projetos. Assim, ele será responsável por distribuir tarefas, delegar funções e delimitar prazos, coordenando e monitorando as etapas de realização das atividades e esclarecendo eventuais dúvidas. Ao mesmo tempo, irá aumentar a produtividade da equipe, estimulando a colaboração, a participação ativa e evitando a procrastinação.Tal profissional é qualificado, ainda, para examinar as mudanças do mercado e formular respostas inteligentes, de forma a reconhecer oportunidades e transformá-las em vantagens para o seu negócio. Além disso, também é preparado para investigar riscos e desenvolver as respectivas prevenções.
Mas afinal, o que é Project Management?
Project Management, ou simplesmente gestão de projetos, é um conjunto de práticas e competências utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Em outras palavras, é tudo aquilo que é feito para garantir a realização de um projeto, desde sua inicialização até sua conclusão.
A estratégia do Project Management e a emersão da profissão em si surgiram a partir da necessidade de alinhar os objetivos, tempos de execução e métodos de trabalho de skateholders, clientes e patrocinadores. Isso ocorre pois, quando não há esse gerenciamento, não há definição de objetivos, e, por isso, é quase impossível tomar decisões que garantam benefícios financeiros e gerenciais para qualquer empresa.
Além disso, hoje em dia existem softwares específicos que automatizam algumas práticas. O Project Management Tools, que pode ser utilizado como um software ou uma planilha, é uma ferramenta importante para fazer uso dos recursos financeiros e humanos da melhor forma possível. O Project Management Software, por exemplo, tem a capacidade de ajudar a planejar, organizar e gerenciar um conjunto de recursos e desenvolver estimativas de tempo, além de várias outras vantagens e aplicativos que surgiram para facilitar a vida dos gerentes de projeto.
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Vantagens do Project Management
São inúmeras as vantagens da gestão de projetos, pois permite que a empresa una os resultados dos projetos com os objetivos do negócio, o que melhora a competição em seus mercados. Com ele, há muito mais facilidade de delegar funções, trabalhar em equipe e evoluir coletivamente, e, consequente, impacta significativamente o resultado final do projeto.
Fazendo um bom gerenciamento de projetos, a equipe é capaz de entender quais são os riscos e oportunidades de sua execução previamente. O monitoramento contínuo das tarefas e funções executadas, bem como o acompanhamento da qualidade dos processos por meio de indicadores torna o projeto mais seguro e ajuda a evitar problemas. Esse é um ponto fundamental do planejamento estratégico de uma empresa, o qual é imprescindível para se precaver de incertezas decorrentes da globalização.
Ademais, para desenvolver um planejamento estratégico, a equipe precisa estar apta a fazê-lo com o mínimo de recursos necessários. Portanto, com as práticas de Project Management, fica mais fácil engajar as partes interessadas e estabelecer um canal de contato permanente entre as pessoas. Além de ser possível otimizar o controle dos custos à medida que se percebe outras formas de realocar recursos, por exemplo. Sobretudo porque, com uma maior visibilidade para as questões decisivas do projeto, evitam-se desvios e, consequentemente, o encarecimento do projeto.
Desse modo, são nítidos os benefícios do Project Management em cada empresa, auxiliando cada gestor de projetos a como criar uma conexão entre ele e a equipe, melhorando não só o financiamento, como também o engajamento, a prevenção e a qualidade dos projetos.
Como aplicar o Project Management na sua empresa
Para que os projetos avancem, é preciso haver não só boas ideias, como também bons gerenciamentos. Eles são fundamentais para que elas lidem com as oscilações do mercado, se posicionando à frente da concorrência. Para isso, a empresa precisa contar também com profissionais que, constantemente, apresentem um business case.
O primeiro passo para que isso aconteça é criar uma cultura de gestão de projetos e estabelecer protocolos padronizados para a condução das atividades na empresa. Nesse caso, é necessário que o status dos projetos sejam acompanhados de forma contínua e não esporádica. Uma boa dica é reunir o gerente de RH de sua empresa e o gestor de projetos para estabelecerem uma cultura.
Além disso, é sempre importante melhorar a definição e controle do escopo dos projetos corporativos, diminuindo assim a necessidade de retrabalho. Criar um ambiente organizacional favorável à colaboração também é uma ótima medida para criar essa cultura.
Para que haja uma melhora nos projetos, treinar a equipe e capacitá-la é essencial. Todos precisam entender o que realmente é uma gestão de projetos, para que assim não se sintam perdidos diante das novas formas de monitoramento do serviço. Com isso, o time fica cada vez mais engajado, motivado e produtivo.
Como dito mais acima, a utilização de softwares gerenciadores de projetos também é indispensável. Tais ferramentas incluem recursos como gerenciamento de riscos e custos, alocação de equipes, agenda de tarefas, apontamento de horas. Por isso, são capazes de ajudar os gestores a conduzirem os projetos com agilidade e eficiência, potencializando a produtividade dos colaboradores. Uma boa opção para essa organização é a Supply Chain.
Por fim, sabemos que o Project Management precisa antes de tudo de um planejamento estratégico, principalmente nos tempos atuais. Nossa equipe de projetos sempre se organizou para cada vez mais atingir resultados melhores, para nós e para o cliente, e com muito sucesso!
E você? Já conhecia esse método de Gestão de Projetos? Conta para gente!
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Quem escreveu:
Fernanda Guedes
Consultora de Negociação
2 comentários
Parabéns, artigo muito bem escrito, interessante e útil!
Excelente abordagem, gostei bastante da parte que aborda o que estrutura um Project Management e também sobre como incluí-lo na empresa!! Parabéns realmente mt bem escrito.